GIỚI THIỆU

HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP

I/ GIỚI THIỆU CHUNG         

            Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và điều hành tác nghiệp trên thế giới cũng như các nước trong khu vực hiện đang là một xu thế tất yếu. Nhận thức được yêu cầu quan trọng của việc ứng dụng CNTT, Bộ Chính trị ban chấp hành Trung ương khoá VIII đã có chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17/10/2000 về việc ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ quan Đảng và Nhà nước.

            Trong những năm gần đây, ngành công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là công tác quản lý và điều hành tác nghiệp nhằm đảm bảo tính đúng đắn, kịp thời và đạt hiệu quả cao tạo ra sự phản hồi thông tin từ cấp cao nhất trong một cơ quan, đơn vị, và cả các doanh nghiệp đến các chuyên viên một cách trực tiếp mà không gặp phải một trở ngại nào.

            “Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp” nhằm cải tiến quy trình nghiệp vụ, tăng cường hiệu quả công tác quản lý và điều hành tác nghiệp trong các Sở, Ban ngành và cả doanh nghiệp, nâng cao chất lượng điều hành tác nghiệp góp phần hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.

II/ GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ

Xây dựng một phần mềm là quá trình đi từ ý tưởng đến hiện thực hóa ý tưởng thành một ứng dụng, để hiện thực hóa được vấn đề thì đòi hỏi phải có công nghệ, ở đây chính là các công cụ lập trình.

Trên thế giới hiện đang có những công nghệ lập trình theo những xu hướng và quan điểm khác nhau, mỗi trong chúng đều có những thế mạnh riêng biệt như là DotNet của Microsoft, Java của Sun, …, tuy nhiên quan điểm OOP(Lập trình hướng đối tượng) và phần mềm nguồn mở được xem là sự lựa chọn cho tương lai, bởi tính ưu việt của nó nằm ở chỗ chi phí thấp và công nghệ sử dụng lại.

Hệ thống điều hành tác nghiệp được xây dựng bằng ngôn ngữ PHP và CSDL Mysql miễn phí, nhưng đảm bảo vận hành tốt trên các hệ điều hành của Microsoft đang được phổ biến(Window), trên hệ điều hành Linux được coi là HĐH của tương lai.

III/  CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

III.1 Điều hành

            - Chương trình cho phép người sử dụng với chức danh nhất định, khi tham gia vào hệ thống TOS thì sẽ được nhìn thấy và làm việc trên những module chương trình đã được phân định, những module này tương ứng với các chức năng đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc của nhóm chức danh và người sử dụng thuộc nhóm chức danh đó.

- Quá trình giao/nhận/báo cáo/phản hồi một công việc là quá trình mà một thông tin giao việc được tạo ra và lưu chuyển đến người nhận, người nhận thông tin này có thể phát sinh báo cáo để báo cáo tình hình và tiến độ công việc, thông tin báo cáo được chuyển đến người giao và người giao có thể phản hồi dựa trên bản báo cáo đó.

- Cấp trên có thể kiểm soát tiến độ công việc khi đã giao cho cấp dưới về thời gian nhận việc, mức độ hoàn thành và có thể gửi thông báo nhắc nhở.

III.2 Lịch làm việc

Lịch công tác tuần của từng cá nhân, từng phòng, và lịch cơ quan cho phép người sử dụng từ lãnh đạo đến các chuyên viên có thể kiểm soát, theo dõi kế hoạch làm việc của cá nhân, tập thể qua đó có thể có kế hoạch sắp xếp, phối hợp công việc một cách thuận lợi.  

                        a. Lịch cá nhân

Mỗi cá nhân có trách nhiệm lên lịch công tác cho riêng mình trong tuần, lịch này sẽ được tổng hợp vào lịch phòng mình và các đồng nghiệp của mình có thể xem được.

                        b. Lịch phòng

Lịch phòng sẽ được lập do lãnh đạo phòng hoặc người được ủy quyền dựa trên dữ liệu được tổng hợp từ lịch công tác của các thành viên trong phòng.

                        c.  Lịch Cơ quan

Tương tự lịch cơ quan được tạo ra do người được phân định trên cơ sở dữ liệu được tổng hợp từ lịch công tác các phòng

III.3 Thông tin dùng chung

Kênh thông tin dùng chung tạo ra môi trường làm việc cộng tác một cách tiện lợi, ai cũng có thể đưa thông tin lên đó để phục vụ cho việc gửi một thông báo đến một số người, hoặc một ý kiến về vấn đề nào đó đến những người có quan tâm,…

III.4 Thống kê tác nghiệp

Kênh thông tin giúp lãnh đạo có thể thống kê được khối lượng công việc của cấp dưới, theo dõi, kiểm soát và quản lý quá trình tác nghiệp trên hệ thống của cấp dưới thuộc quyền quản lý của mình. Chúng ta có thể đưa ra quy ước về tiêu chuẩn tác nghiệp như là trong ngày phải lên hệ thống bao nhiêu lần, quy định khối lượng công việc cụ thể trong một tuần, …Nếu không đạt được yêu cầu trên thì hệ thống có thể nhắc nhở tự động hoặc lãnh đạo có thể đưa ra ý kiến nhắc nhở,…Qua đó có thể đánh giá quá trình làm việc của mọi người theo quý, theo năm, là cơ sở để thực hiện chế độ đối với người lao động.

III. 5 Lưu trữ, quản lý hồ sơ công văn

            - Lưu trữ, quản lý hồ sơ công văn là một khâu quan trọng trong một đơn vị, vì vậy xây dựng module này là rất cần thiết. Với module này, chúng ta có thể dễ dàng lưu trữ hồ sơ công văn vào máy tính, và đây là nhiệm vụ của văn thư, những người khác tùy theo quyền được xem mà họ có thể được xem hay không được xem công văn.

            -Hồ sơ, công văn gồm có:

                        +Công văn đến

                        +Công văn đi

                        +Công văn nội bộ :Công văn chỉ được lưu chuyển trong cơ quan

-Chức năng của module này là:

+Xem công văn

+Tra cứu, tìm kiếm công văn theo các tiêu chí tìm kiếm

+Lưu trữ công văn

III.6 Quản trị hệ thống

             - Một ứng dụng quản lý luôn tồn tại một hệ quản trị người dùng, cho phép quản trị viên có thể cấp phép sử dụng, cài đặt thông tin hệ thống, quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến cơ sỡ dữ liệu, .... Và chính những người này cũng được hệ thống phân quyền để được quản trị theo những chức năng khác nhau, ở những mức khác nhau. Hệ thống luôn được cài đặt cứng trong CSDL một chức danh được gọi là Super Administrator, có toàn quyền quản trị trên hệ thống.

            - Để hệ thống vận hành được thì yêu cầu phải có quản trị hệ thống(Administrator),người này có trách nhiệm cài đặt hệ thống thông tin ban đầu cho ứng dụng, sau đó quản tri, cập nhật, thêm mới các thông tin này (chức danh, phòng ban, tài khoản người dùng,…).

IV/ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG

            Chương trình được xây dựng dưới dạng web do đó việc triển khai rất đơn giản chỉ cần một server có cấu hình đủ mạnh để chạy hệ điều hành Windows 2000 server làm máy phục vụ web, mạng LAN/WAN kết nối đến máy người sử dụng.

V/  KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN

V.1 Ưu khuyết điểm

a. Ưu điểm

- Dễ sử dụng: Phần mềm TOS được thực hiện với giao diện web thân thiện, tiện dụng cho người dùng, không đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao về tin học ứng dụng. Chương trình có giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, sử dụng font chữ Unicode.

- Dễ triển khai: Việc cài đặt, thiết lập hệ thống khá dễ dàng. Người sử dụng chỉ cần chuẩn bị một máy tính WindowNT/2000 làm máy chủ phục vụ web và tạo ra tên miền cho website

-Phù hợp với hạ tầng mạng của Các cơ quan, doanh nghiệp: Chương trình hoạt động tốt trên hệ thống LAN/WAN nên có thể nhanh chóng triển khai trên mạng máy tính hiện tại của cơ quan doanh nghiệp mà không cần phải đầu tư gì thêm.

-Tiện lợi: Với chỉ vài chục Megabyte, chương trình có thể đưa lên internet chứ không chỉ trong mạng LAN, như vậy người dùng có thể dể dàng tham gia điều hành mọi lúc, mọi nơi dù ở cơ quan hay đang đi công tác xa, chỉ cần ở đó có máy tính và kết nối vào Internet.

- Hiệu quả cao: Chi phí sản phẩm phần mềm không cao, tính năng đầy đủ, chi phí triển khai thấp, dể sử dụng, rõ ràng đem lại hiệu quả cao cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 

b. Khuyết điểm: điểm hạn chế của chương trình nằm ở chỗ do sử dụng công nghệ nguồn mở PHP với Database Mysql hoàn toàn miển phí do đó khả năng vận hành trên hệ thống này chỉ đảm bảo số lượng người sử dụng vừa phải chỉ có thể thích hợp trong các cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp với số lượng người sử dụng không quá hai mươi nghìn người (20.000). Đây là một điểm hạn chế nhưng theo tính toán ban đầu, đối tượng được nhắm đến là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ nên khả năng đáp ứng của chương trình là rất tốt.

V.2 Khả năng và hướng phát triển mở rộng

- Chương trình là hệ thống gắn kết các module tương ứng với các tính năng độc lập lại với nhau, do đó việc phát triển thêm các tính năng chỉ đơn giản là việc phát triển các module độc lập mà không thay đổi cấu trúc của chương trình

- Chương trình hiện tại phục vụ cho mục đích chính là quản lý điều hành công việc, quản lý lịch làm việc, hồ sơ công văn trong một đơn vị, để có được một hệ thống chương trình làm tất cả các công việc của một đơn vị thì chúng ta cần phát triển thêm các module về Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản vật tư, … tích hợp vào hệ thống.

--- o0o ---